クラス幹事会発送作業

同窓会だより等発送作業の様子をご紹介します


(総務部会長による手順説明と作業の様子)

 クラス幹事会では、同窓会だよりや各種チラシ、報告などを情報提供のひとつとして会員の皆さまにお送りしています。現在は年に4回のペースで発送しており、当日は総務部会主導のもと幹事全員で作業を行います。今回は、2017年1月16日(月)に行われた発送作業の様子をご紹介します。

 

【発送作業の流れ】

  1.  ラベル、封筒、「学科期別名札・リスト」の作成、集荷業者の予約
  2.  活動室での準備作業(総務部会)
  3.  講義室での事前説明、幹事欠席・不在のクラス担当を決定
  4.  発送作業開始(書類確認、封入、宛名・差出人ラベル貼付、差出件数記入)
  5.  件数確認と係への提出
  6.  集計と運送業者への引渡し、支払い
(クラスごとの作業とシール貼り)

 総務部会が午前中にセットし分類してくれたクラス別の発送セットを受け取り、各クラスの幹事が封入・発送作業を行います。

 

 なかなか骨の折れる仕事ですが、ラベルにあるクラスの皆さんのお顔を思い浮かべながら情報が届くようにと丁寧に作業をします。

 

 1月16日の件数は以下の通りとなりました。

  • 作成数=487件
  • 発送数=406通
  • 手渡し= 81通

 

発送セット
(発送セット)

提出セット
(提出セット)